নির্দেশনার গুরুত্ব ও নির্দেশনার বিভিন্ন পদ্ধতি বা কৌশল 


নির্দেশনার গুরুত্ব

নির্দেশনার গুরুত্ব ( Importance of Direction ):


ধরা যাক , একটি ট্রেন কোনো স্টেশনে থেমে আছে । যাত্রার সময়ও হয়ে গেছে । উক্ত স্টেশনের গাড় বাশি বাজালেন খেলোয়াড় প্রস্তুত । রেফারি বাঁশি বাজালেন । সাথে সাথে খেলা শুরু হয়ে গেল । গার্ডের বাশি বাজানো বা সবুজ সংকেত কিংবা সবুজ সংকেত দেখালেন । ট্রেনটি যাত্রা শুরু করল । অন্য আরেকটি দৃশ্য । একটি ফুটবল খেলার মাঠ । দুই দল দেখানো এবং রেফারির বাঁশি বাজানো সংশ্লিষ্ট ক্ষেত্রে নির্দেশনার অন্তর্ভুক্ত । 


একইভাবে চিন্তা করলে দেখা যায় , একটি প্রতিষ্ঠানের উপায় - উপকরণ , যন্ত্রপাতি ও কর্মীদের সংগঠিত করা হয়েছে । তবুও সবকিছুই স্থির বলে মনে হবে যতক্ষণ না ব্যবস্থাপক নির্দেশনা দেন । তার নির্দেশনা পাওয়ার পরই প্রাতিষ্ঠানিক কাজ শুরু হয় । এ থেকেই অনুমান করা যায় , কোনো সংগঠিত কার্যক্রমে নির্দেশনাই মূলত গতির সঞ্চার করে । তাই , এটি হলো একটি প্রতিষ্ঠানের চালিকাশক্তি । এটি ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ারও অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ অংশ । ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার কোনো কাজই নির্দেশনা ছাড়া বাস্তবায়ন করা সম্ভব নয় । 


তাই মার্শাল ই . ডিমক ( Marshall E. Dimok ) নির্দেশনাকে ব্যবস্থাপনার হৃৎপিণ্ড বলে অভিহিত করেছেন । 


নিচে বিভিন্ন দৃষ্টিকোণ থেকে নির্দেশনার গুরুত্ব তুলে ধরা হলো → 


লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা ( Assistance to achieve the goal ) : প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জনে সঠিক নির্দেশনা অপরিহার্য । এর মাধ্যমে কর্মীদের করণীয় সম্পর্কে জানানো হয় । সঠিক নির্দেশনার ফলে প্রতিষ্ঠান কার্যকরভাবে উদ্দেশ্য অর্জনের দিকে এগিয়ে যেতে থাকে । এর সুবাদে সম্পদের সর্বোচ্চ ব্যবহার সম্ভব হয় । এভাবে নির্দেশনা প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ অর্জনে সহায়তা করে । 


পরিকল্পনা বাস্তবায়ন ( Implementation of the plan ) : নির্দেশনার মাধ্যমে পরিকল্পনা বাস্তবায়ন করা হয় । কোন কাজ কখন , কীভাবে করতে হবে সে বিষয়ে ব্যবস্থাপকগণ কর্মীদের নির্দেশ দেওয়ার মাধ্যমে পরিকল্পনা বাস্তবায়ন শুরু হয়ে থাকে । তাছাড়া ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের নির্দেশ পেয়েই কর্মীরা কাজ শুরু করেন । নির্দেশনা বাস্তবায়নের জন্যই কর্মীরা তাদের দায়িত্ব যথাযথভাবে পালন করে থাকেন । অর্থাৎ , এটি জারির পর সংগঠনের সব ক্ষেত্রে ব্যাপকভাবে কর্মপ্রবাহ সৃষ্টি হয় । 


কর্মীদের সম্পর্ক ও মানোন্নয়ন ( Development of relation and quality of the employees ) : কর্তৃপক্ষ নির্দেশনার মাধ্যমে বিভিন্ন বিভাগ - উপবিভাগ ও ব্যক্তিকে প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহ করে থাকে । এভাবে , পারস্পরিক যোগাযোগের মাধ্যমে ঊর্ধ্বতন ও অধীনস্থদের মধ্যে সুসম্পর্ক প্রতিষ্ঠিত হয় । অপরদিকে , নির্দেশনার অর্থ কেবল আদেশ দেওয়াই নয় । এর মাধ্যমে কর্মীদের প্রয়োজনীয় পরামর্শ , উৎসাহ ও সহায়তা দেওয়া হয় । ফলে সঠিক দিকনির্দেশনা , পরামর্শ , উৎসাহ ও সহায়তা পেয়ে কর্মীদের কাজের মান ও দক্ষতা বাড়ে । 


নেতৃত্বের বিকাশ ( Development of leadership ) : কর্মীদের আচরণ কী হবে এবং কার কী দায়িত্ব তা নির্দিষ্ট করার ক্ষেত্রে নির্দেশনা গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে । আবার , নির্দেশনা দিতে গিয়ে কর্মীদের কীভাবে পরিচালনা করবে একজন নির্বাহী সে বিষয়টিও আয়ত্ত করতে পারেন । এভাবে প্রতিষ্ঠানে কার্যকর নেতৃত্বের সৃষ্টি হয় । নির্দেশনা মূলত বাস্তবায়নসংক্রান্ত কাজ । সঠিক নির্দেশনার ওপর ব্যবস্থাপকীয় অন্যান্য কাজ যেমন- পরিকল্পনা প্রণয়ন , সংগঠিতকরণ , কর্মীসংস্থান প্রভৃতির সাফল্য নির্ভর করে ।  


ঐক্য সৃষ্টি ( Creation of unity ) : লক্ষ্য অর্জনের জন্য ব্যবস্থাপনার অন্যতম দায়িত্ব হলো প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত লোকবল ঐক্যবদ্ধ করে পরিচালনা করা । নির্দেশনার মান উন্নত হলে অধীনস্থ কর্মীরা একতাবদ্ধ হয়ে নির্দেশ বাস্তবায়নের মাধ্যমে লক্ষ্য অর্জনে স্বতঃস্ফূর্তভাবে সাড়া দেন । তাই , নির্দেশনা উত্তম হলে অধীনস্থদের ঐক্য ও সংঘবদ্ধতাও মজবুত হয় ।


নিয়মানুবর্তিতা প্রতিষ্ঠা ( Establishing discipline ) :

 

ব্যবস্থাপকীয় দক্ষতা বাড়ানোর জন্য প্রতিষ্ঠানে নিয়ম - শৃঙ্খলা বজায় থাকা জরুরি । নির্দেশনা উত্তম হলে প্রতিষ্ঠানের কর্মীরা প্রতিষ্ঠানের প্রতি শ্রদ্ধাশীল থাকেন এবং ঐক্যবদ্ধভাবে কাজ করেন । এ অবস্থায় কারও পক্ষে পথভ্রষ্ট হয়ে প্রতিষ্ঠানের নিয়ম - শৃঙ্খলার বিরোধী কোনো কাজ করা সম্ভব হয় । না । এভাবে প্রতিষ্ঠানে নিয়মানুবর্তিতা বজায় থাকে । 


দক্ষতার উন্নয়ন ( Development in efficiency ) : সময় , অর্থ ও প্রচেষ্টার অপচয় না করে সর্বোচ্চ ফলাফল অর্জনের সামর্থ্যকে দক্ষতা বলে । নির্দেশনা প্রক্রিয়ায় অধীনস্থদের করণীয় কাজ কীভাবে সহজে করতে পারে তার দিকনির্দেশনা দেওয়া হয় । ফলে কর্মীরা পরোক্ষভাবে দক্ষতার সঙ্গে কাজ করার প্রশিক্ষণ লাভ করেন । কার্যকর নির্দেশনার মাধ্যমে কর্মীরা কাজ সম্পাদনের উপায় , সঠিক সময় প্রভৃতি সম্পর্কে আগে থেকে জেনে থাকেন । ফলে তারা সুশৃঙ্খলভাবে ও নির্বিঘ্নে কাজ করতে পারেন । 



পরিচালনায় সহায়তা ( Assistance in operation ) ; কার্যকর নির্দেশনা থাকলে ঊর্ধ্বতন ও অধীনস্থদের মধ্যে পারস্পরিক সুসম্পর্ক ও সমঝোতা সৃষ্টি হয় । ফলে , প্রতিষ্ঠানে উত্তম শ্রম - ব্যবস্থাপনা সম্পর্ক তৈরি হয় । সঠিক নির্দেশনার ফলে কাজ সম্পাদনসংক্রান্ত খুঁটিনাটি বিষয়ে কর্মীদের জানা হয়ে যায় । এতে কর্মীরা নিয়মমাফিক কাজে সব সময় নিয়োজিত থাকেন । তাই , ঊর্ধ্বতন নির্বাহীদের পক্ষে সঠিকভাবে প্রতিষ্ঠান পরিচালনা করা হয় । 


সঠিক মূল্যায়ন ও সমন্বয় ( Proper evaluation and coordination ) : পরিকল্পনা বাস্তবায়নের জন্য প্রতিষ্ঠানের কার্যাবলির মধ্যে সুষ্ঠু সমন্বয় জরুরি । সঠিক নির্দেশনার মাধ্যমে কর্মীদের কাজ সহজে মূল্যায়ন করা যায় । নির্দেশনার মাধ্যমে কর্মীদের দায়িত্ব কী ছিল ও তা কতটুকু পালন করা হয়েছে , তা জানা যায় । আবার প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগ - উপবিভাগ ও কর্মীদের কাজের মধ্যে সমন্বয়সাধন সহজ হয় । 0 → 


কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ( Effective control ) : পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ হচ্ছে কিনা তা নিশ্চিত করাই হলো নিয়ন্ত্রণ । সঠিক নির্দেশনা নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়াকে সহজ করে । এর মাধ্যমে অধীনস্থদের কাজে ভুল - ত্রুটির পরিমাণ কমে যায় । তাছাড়া , নির্বাহীরা সব সময় খেয়াল রাখেন বলে কাজে বিচ্যুতি হলে তা সাথে সাথে ধরা পড়ে । ফলে , তা দ্রুত সংশোধন করা সম্ভব হয় । এভাবে কার্যকর নিয়ন্ত্রণ প্রতিষ্ঠিত হয় । 


সুষ্ঠু তত্ত্বাবধান ( Proper supervision ) : নির্দেশনা প্রক্রিয়ায় অধীনস্থদের কাজ লক্ষ্য অনুযায়ী ঠিকমতো হচ্ছে কি না , তা তদারকি করা হয় । আর নিয়মিত তদারকির ফলে কর্মীরা তাদের দায়িত্ব পালনে সচেষ্ট থাকেন । তাই , নির্দেশনার মাধ্যমে সুষ্ঠু তত্ত্বাবধান সহজ হয় ।  


ধারাবাহিকতা নিশ্চিতকরণ ( Ensuring continuity ) : নির্দেশনা হলো অবিরাম প্রক্রিয়া । প্রদত্ত নির্দেশনার কার্যকারিতা থাকতে থাকতেই পরবর্তী নির্দেশনা দেওয়া হয় । ফলে কাজের গতি বন্ধ হওয়া বা কমে যাওয়ার আশঙ্কা থাকে না । এভাবে , কার্যপ্রবাহ তৈরির মাধ্যমে লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য অর্জন করা সহজ হয় । উপসংহারে বলা যায় , নির্দেশনা হলো ব্যবস্থাপনার একটি প্রধান কাজ । এটি ছাড়া ব্যবস্থাপকীয় সব কর্মপ্রচেষ্টাই ব্যর্থ হয়ে পড়ে । তাই , ব্যবস্থাপককে তার অধীনস্থদের সঠিকভাবে নির্দেশনা দেওয়ার ব্যাপারে সচেষ্ট থাকতে হবে ।





নির্দেশনার বিভিন্ন পদ্ধতি বা কৌশল ( Methods or Techniques of Direction ) 


প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য অর্জন ও পরিকল্পনা বাস্তবায়নের জন্য কর্মীদের মূল লক্ষ্যের দিকে পরিচালনা করতে হয় । আর এজন্য প্রয়োজন সুষ্ঠু , কার্যকর ও সময়োপযোগী নির্দেশনা । কার্যকরভাবে নির্দেশনা দেওয়ার জন্য যেসব পদ্ধতি না কৌশল অবলম্বন করা হয়ে থাকে তা হলোঃ 


 আদর্শ বা নির্ধারিত নির্দেশনা ( Standard or fixed direction ) : যে নির্দেশনা আগেই নির্ধারণ করা থাকে এবং প্রতিষ্ঠানের অধীনস্থরা বারবার তা অনুসরণ করেন , তাকে আদর্শ নির্দেশনা পদ্ধতি বলে । প্রতিষ্ঠানের কিছু নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে আদর্শ নির্দেশনা দেওয়া থাকে । কোনো কর্মী অফিসে আসতে না পারলে উপরস্থ নির্বাহীকে জানানো এবং পরবর্তী সময়ে ছুটির আবেদন জমা দেওয়া এরূপ নির্দেশনার উদাহরণ । উল্লিখিত অবস্থা সৃষ্টি হলেই কর্মীরা নির্দিষ্ট নির্দেশনা অনুসরণ করে থাকেন । 


তত্ত্বাবধায়নমূলক নির্দেশনা ( Supervisory direction ) : যে নির্দেশনায় নির্বাহী সশরীরে উপস্থিত হয়ে অধীনস্থদের পরামর্শ দিয়ে কাজ করিয়ে নেন , তাকে তত্ত্বাবধানের মাধ্যমে নির্দেশনা বলে । এক্ষেত্রে কোনো ভুল হলে তা সাথে সাথেই শুধরে দেওয়া যায় । সাধারণত প্রতিষ্ঠানের সুপারভাইজার , শাখা ব্যবস্থাপক , ফোরম্যান প্রভৃতি নিম্ন স্তরের ব্যবস্থাপকরা তত্ত্বাবধায়ক নির্দেশনা দিয়ে থাকেন । 


যোগাযোগভিত্তিক নির্দেশনা ( Communicative direction ) : নির্বাহী বা নেতাকে বিভিন্ন পক্ষের সাথে আলোচনা , সেমিনার , টেলিফোন , মোবাইল , ইন্টারনেট , ই - মেইল , চিঠিপত্র প্রভৃতির মাধ্যমে যোগাযোগ রক্ষা করতে হয় । এর ভিত্তিতে যে নির্দেশনা কার্যক্রম পরিচালনা করা হয় , তাকে যোগাযোগভিত্তিক নির্দেশনা বলে । এ ধরনের নির্দেশনার সাথে প্রতিষ্ঠানের সব স্তরের ব্যবস্থাপকরা জড়িত থাকেন । তথ্য ও যোগাযোগপ্রযুক্তির উন্নয়ন ও বিকাশের ফলে এরূপ যোগাযোগ বর্তমানে কার্যকর ও সহজ হয়েছে । 


নেতৃত্বভিত্তিক নির্দেশনা ( Leadership oriented direction ) : নেতৃত্বের প্রকৃতির ওপর ভিত্তি করে প্রচলিত নির্দেশনাকে নেতৃত্বভিত্তিক নির্দেশনা বলে । নেতৃত্বের প্রকৃতি অনুযায়ী এরূপ নির্দেশনা বিভিন্ন ধরনের হয়ে থাকে , যেমন— 


• স্বৈরাচারী নির্দেশনা ( Autocratic direction ) : এক্ষেত্রে নেতা সব ক্ষমতা নিজের হাতে কেন্দ্রীভূত রেখে অধীনস্থদের দিয়ে কাজ আদায়ে ভয় - ভীতি ও চাপ সৃষ্টি করেন । তিনি কোনো বিষয়ে অধীনস্থদের চিন্তা - ভাবনা , মতামত ও পরামর্শের গুরুত্ব দেন না । আধুনিক ব্যবস্থাপনায় এরূপ নির্দেশনাকে নিরুৎসাহিত করা হয় । 


• পিতৃসুলভ নির্দেশনা ( Paternalistic direction ) : যে নির্দেশনায় নির্দেশদাতা বা নেতা বাবার মতো স্নেহ - ভালোবাসা ও আন্তরিকতার মাধ্যমে প্রভাব সৃষ্টি করে অধীনস্থদের কাছ থেকে কাজ আদায় করেন , তাকে পিতৃসুলভ নির্দেশনা বলে । এক্ষেত্রে অধীনস্থরা নির্দেশদাতা বা ঊর্ধ্বর্তনের প্রতি অনেক বেশি আনুগত্যপরায়ণ থাকেন । ফলে , যেকোনো সময়ে এবং যেকোনো পরিস্থিতিতে অধীনস্থরা স্বেচ্ছায় নির্দেশ পালন করেন । 


• পরামর্শমূলক নির্দেশনা ( Consultative direction ) : অধীনস্থদের সাথে আলোচনা বা পরামর্শ করে নির্দেশনার বিষয়বস্তু নির্ধারণ করাকে পরামর্শমূলক নির্দেশনা বলে । এ নির্দেশনায় অনুসারীদের অংশগ্রহণ থাকায় তারা সহযোগিতামূলক মনোভাব পোষণ করেন এবং তা বাস্তবায়নের জন্য সর্বোচ্চ চেষ্টা করে থাকেন । ব্যবস্থাপনায় এরূপ নির্দেশনাকে সর্বোচ্চ গুরুত্ব দেওয়া হয় । আধুনিক 


• মুক্ত বা লাগামহীন নির্দেশনা ( Free - rein direction ) : এ নির্দেশনা পদ্ধতিতে নির্বাহী অধীনস্থদের ওপর কোনো কর্তৃত্ব প্রয়োগ করেন না , বরং তাদের ওপরই কর্তব্য পালনের সব ভার দেন । তিনি নিজে কর্মবিমুখ থাকেন । নির্দেশদাতার এরূপ কর্মবিমুখতার কারণে অনেক সময় প্রতিষ্ঠানে বিশৃঙ্খলা দেখা দেয় ।



→ কারণ ব্যাখ্যাকরণমূলক নির্দেশনা ( Cause explainatory direction ) : যে পদ্ধতিতে ব্যবস্থাপক বা নির্বাহী কাজ শুরুর আগেই অধীনস্থদের কাছে নির্দেশনার কারণ ব্যাখ্যা করেন , তাকে কারণ ব্যাখ্যামূলক নির্দেশনা বলে । এতে অধীনস্থরা কাজের গুরুত্ব অনুধাবন করতে পারেন এবং তা বাস্তবায়নের জন্য সচেষ্ট থাকেন । ক্ষেত্রবিশেষে এটি অনেক বেশি কার্যকর হয় । 


একনায়কত্ব নির্দেশনা ( Dictatorship direction ) : একনায়কত্ব নির্দেশনায় একজন নির্বাহীর আদেশ বা নির্দেশ তার অনুসারীরা বিনা বাক্যে মেনে চলতে বাধ্য থাকেন । এক্ষেত্রে নির্বাহীর একক সিদ্ধান্ত সব ক্ষেত্রে বাস্তবায়ন হয়ে থাকে । সামরিক ক্ষেত্রে এর ব্যাপক প্রচলন দেখা যায় । স্বেচ্ছাচারিতার প্রবণতা এক্ষেত্রে বেশি থাকে । 


বিশেষ শিক্ষাদানমূলক নির্দেশনা ( Special teaching direction ) : বিশেষ শিক্ষাদানমূলক নির্দেশনা অনুযায়ী অধীনস্থদের এমনভাবে প্রশিক্ষণ দেওয়া হয় , যাতে তারা ঊর্ধ্বতন সম্পর্কে সামান্যতম অসন্তোষ প্রকাশ বা দ্বিমত পোষণ না করেন । নির্বাহীরা ধীরে ধীরে এ কৌশলের সাহায্যে উদ্দেশ্য অর্জনে অধীনস্থদের আগ্রহী করে তোলেন । অধীনস্থরা এক্ষেত্রে অনেকটাই অন্ধভক্ত বা অন্ধ বিশ্বাসের পর্যায়ে চলে আসেন । পরিবেশ পরিশেষে বলা যায় , উপরোক্ত পদ্ধতি বা কৌশল অবলম্বন করেই অধীনস্থদের নির্দেশনা দেওয়া হয়ে থাকে । পরিস্থিতি ও সাংগঠনিক সংস্কৃতি বিবেচনা করে এগুলো থেকে নির্দেশনার পদ্ধতি নির্বাচন করতে হয় ।

Previous Post Next Post